• Más de 40.000 cajas de archivo documental se encontraban abandonadas y en condiciones precarias.
• La Alcaldía de Cúcuta reorganiza el material archivístico que reposa bajo su custodia con el propósito de promover la transparencia, el acceso oportuno a la información y la preservación de la memoria institucional.

San José de Cúcuta, Norte de Santander, 28 de junio de 2023 (@AlcaldiaCucuta). Con el propósito de facilitar el acceso a la información, tanto a la ciudadanía como a los funcionarios públicos, la Alcaldía de Cúcuta ha avanzado en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA).
Este plan se estableció desde el 2013, con el archivo general de la Nacion, pero solo hasta esta administración se empezó a implementar. Anteriormente no se contaba con los procesos y procedimientos necesarios para darle el manejo adecuado a este recurso, lo cual ha dificultado la caracterización y reorganización del material documental.
“Encontramos más de 40.000 cajas de fondos acumulados (archivos sin criterio de organización), en diversos depósitos, conformado por archivo antiguo, abandonado y sin Formato Único de Inventario Documental -FUID-, en condiciones precarias, que permitiera identificar qué documentación específicamente teníamos; sin embargo, las estamos reorganizando según lo establecido en el nuevo PMA, lo cual le permitirá a la Alcaldía de Cúcuta tener mayor control sobre los documentos que están bajo su custodia”, afirmó María Leonor Villamizar, secretaria General.
En este sentido, se intervinieron los despachos, departamentos administrativos y oficinas, que tenían su archivo documental disperso en el edificio San José, centro comercial las Mercedes y en el palacio municipal y se trasladó buena parte del acervo documental a una bodega para centralizar todo el material bajo los estándares de calidad establecidos por el archivo general de la nación

A la fecha, se han reorganizado más de 26.000 cajas de archivo que contienen información contractual, resoluciones, decretos, caracterización del Sisben, circulares, comprobantes de egreso, recaudos, procesos de diversas categorías, procesos judiciales, entre otros.

Así mismo, la centralización de las cajas de archivo ha permitido liberar espacios en las dependencias donde los funcionarios no tenían ya lugar para almacenar el crecimiento documental del día a día.

La iniciativa relacionada con la gestion documental promueve la transparencia en el manejo documental, la conservación organizada de la memoria institucional como patrimonio inmaterial y beneficia a la ciudadanía y a quienes solicitan material archivístico o datos que reposan en la administración municipal, ya que reduce la posibilidad de desaparición de documentos y facilita la búsqueda del material requerido agilizando el tiempo de respuesta.

Por otra parte, para que la gestion documental adecuada perdure en el tiempo, se han capacitado en conocimientos en la materia y a lo largo de esta administración, a más de 800 funcionarios de planta y contratistas para evitar que se vuelvan a acumular archivos, en temáticas como:
• Conocer la normativa vigente del Archivo General de la Nación.
• Conocer y aplicar la política de gestión documental de la Alcaldía.
• Crear cultura en los servidores sobre el manejo y administración de los documentos de archivo.
• Crear conocimiento respecto a la organización técnica de los archivos que se generan en el día a día.
• Fortalecer el sentido de pertenencia y la mejora en la prestación del servicio, a través de la organización de los archivos.

A propósito de la administración en materia documental, la Alcaldía de Cúcuta dio a conocer las siguientes recomendaciones a la hora de hacer la solicitud de información documental:

• Especificar la clase de documento que necesita.
• Indicar la fecha de expedición del documento o un lapso corto de tiempo en el que se expidió.
• Indicar nombre completo de la persona titular, nombre del convenio, número de documento, entre otros que faciliten la búsqueda.
  Estas solicitudes se pueden radicar de manera presencial en la ventanilla única del Palacio Municipal o de manera virtual, a través del sistema PQRSDF.

La Alcaldía de Cúcuta continúa fortaleciendo procesos que favorecen la transparencia y garantizan el acceso a la información institucional y la participación ciudadana. Cúcuta es una estrategia de todos.